30 dagen gratis · geen creditcard nodig
Prezentix vervangt het bezoekersregister aan de balie door een kiosk die uw bezoekers zelf doorlopen: registreren, veiligheidsinstructies lezen, ondertekenen en de juiste medewerker verwittigen. Klaar voor meerdere vestigingen, GDPR-proof, in 21 talen — met of zonder Microsoft 365.
€75 per maand, €35 per extra scherm. Alle functies inbegrepen.
De ontbrekende schakel tussen Microsoft 365, Teams en fysieke bezoekers.
Gebouwd op technologie die uw IT-afdeling al vertrouwt
Het probleem
Wat aan de balie onschuldig lijkt, wordt bij een audit of een evacuatie plots heel belangrijk.
Bij een evacuatie is een doorstreepte papieren lijst geen aanwezigheidslijst. U hebt in seconden een correct overzicht nodig van iedereen die effectief nog binnen is. In België, Nederland, Duitsland en Frankrijk bent u daar bovendien wettelijk toe verplicht: als werkgever moet u iedereen in het gebouw — personeel én bezoekers — bij een evacuatie kunnen verantwoorden.
Een open register waarin elke bezoeker de vorige namen kan lezen, en dossiers die jaren bewaard blijven zonder bewaartermijn. Beide zijn moeilijk te verantwoorden.
U vertelt bezoekers de huisregels, maar u kunt niet aantonen dat ze die gelezen en aanvaard hebben. Zonder ondertekende toestemming staat u zwak.
Elke bezoeker vraagt manueel werk: aanmelden, opzoeken wie hij moet zien, bellen, begeleiden. Op piekmomenten of buiten de kantooruren valt dat gewoon stil.
Functies
Vier gebieden, telkens volledig inbegrepen in hetzelfde abonnement: onthaal, personeel, evacuatie en de techniek eronder.
Visitor management
Van de eerste tik op het scherm tot het afscheid — alles wat een bezoeker doorloopt.
Bezoekers melden zich zelf aan op een tablet of touchscreen aan de ingang. Elk toestel heeft zijn eigen scherm-ID, eigen huisstijl en eigen gedrag.
Stel per locatie de pagina's samen die een bezoeker doorloopt: tekstblokken met huisregels, afbeeldingen of video, en een afsluitende toestemmingspagina.
Veiligheidsinstructies, NDA of huisregels worden in de kiosk aanvaard en met tijdstempel bij het bezoekdossier bewaard — samen met de exacte tekst die de bezoeker te zien kreeg. Wijzigt u later uw huisregels, dan blijft aantoonbaar wát er die dag aanvaard is.
Leveranciers en aannemers die wekelijks komen, hoeven niet elke keer het volledige formulier in te vullen. Terugkerende bezoekers kunnen na een instelbaar aantal bezoeken automatisch worden omgezet.
Nodig een bezoeker vooraf uit. Hij vult zijn gegevens thuis in en ontvangt een QR-code per e-mail waarmee hij aan de kiosk in één scan binnen is.
Bezoekers melden zich af aan de kiosk. Wie dat vergeet, wordt op een ingesteld uur automatisch uitgecheckt zodat uw aanwezigheidslijst correct blijft.
Werk met badges, bestaande bezoekerspassen of pre-registratiecodes. De kiosk leest ze uit en start de juiste flow. Scannen kan met de camera van de tablet, of met een externe barcodelezer die u aansluit voor snellere en betrouwbaardere scans.
Druk bij het aanmelden automatisch een badge af. U bepaalt de indeling zelf: logo, naam, bedrijf, contactpersoon en tijdstip, tot op de millimeter geplaatst. Werkt via de browser met een gewone labelprinter of rechtstreeks met Zebra-printers (ZPL), in formaten van 50×30 tot 100×150 mm en op Dymo-labels.
De assistent antwoordt alleen uit uw eigen instructies. Weet hij iets niet, dan zegt hij dat in de taal van de bezoeker, biedt hij een oproep aan en mailt hij de vraag naar het onthaal — dat de instructies met één beveiligde link aanvult. Wilt u de functie niet, dan blijft ze uit.
Nummerplaat, ordernummer, aannemersbadge: u bepaalt welke velden een bezoeker invult, verplicht of niet, tot op het niveau van één kiosk. De antwoorden komen mee in de rapporten en de export.
Filter op datum, vestiging en toestel, kies zelf welke kolommen u ziet en bewaar die opstelling als een view die uw collega's ook kunnen kiezen. Exporteer naar CSV, print, of laat rapporten automatisch mailen.
Staff
Wie voor u werkt, hoort niet tussen de bezoekerscijfers — en moet toch snel binnen zijn.
Zodra een bezoeker aangemeld is, wordt de juiste contactpersoon opgeroepen — met een e-mail, een Teams-bericht of een gesprek vanuit de kiosk. De e-mail werkt vanaf dag één en vraagt niets van uw IT. Bellen kan zodra u weet wie er moet rinkelen: elke contactpersoon met een Teams-account is oproepbaar, ook zonder dat u ons in uw Microsoft-omgeving laat.
Uw medewerkerslijst komt uit uw eigen Microsoft 365-directory. Kies een beveiligingsgroep en Prezentix houdt de contactpersonen automatisch actueel, ook wanneer iemand uit dienst gaat. Hiervoor is de eenmalige toestemming van uw beheerder nodig; zonder die toestemming beheert u de lijst zelf.
Personeel klokt in met een eigen code aan de kiosk — geen naam typen, geen zoeklijst. De tweede scan is automatisch de uitklok; wie vergeet af te klokken, wordt op een ingesteld uur zelf afgesloten. Klokrijen staan volledig los van de bezoekerslijst, de CSV en de rapporten, en elke correctie achteraf blijft zichtbaar met wie, wanneer en waarom.
Evacuation
Bij een evacuatie telt maar één vraag: is iedereen buiten? Dit onderdeel is gebouwd om die vraag in seconden te beantwoorden — voor personeel én bezoekers.
Eén klik geeft u iedereen die op dit moment binnen is — personeel en bezoekers samen. Tijdens een evacuatie is die lijst de rol: wie eerder werd toegevoegd of afgevinkt, blijft zichtbaar, ook als de gewone aanwezigheidslijst intussen zou wijzigen.
Verdeel het gebouw in zones en laat elke verantwoordelijke zijn eigen lijst afvinken vanaf zijn telefoon: grote knoppen, geen inlog, één tik is bewaard. Voeg iemand handmatig toe die niet in het systeem staat, bel de gastheer met één tik, en kies zelf "oefening" of "echte evacuatie". Geen netwerk? De afdrukbare lijst blijft in elke fase werken.
Elke evacuatie of brandoefening sluit af met een bewaard verslag en tijdlijn — het bewijs dat u nodig hebt bij een controle. Na uw bewaartermijn verwijdert Prezentix automatisch de namen uit oude verslagen; dát de oefening plaatsvond, blijft aantoonbaar.
Technical
Voor wie het moet integreren, beveiligen of beheren.
Bepaal zelf na hoeveel dagen bezoekdossiers verwijderd of geanonimiseerd worden. Een dagelijkse taak past dat automatisch toe en logt het.
Logo, kleuren, lettertypes en tekstgroottes tot op het niveau van één kiosk. Begin met een kant-en-klare stijlset of importeer uw eigen huisstijl en bewaar die als sjabloon. Een voorvertoning schuift mee terwijl u wijzigt, en kan in een apart venster op ware schermgrootte.
Twee volledige rollen en negen bouwstenen: financieel, sitebeheer, onthaal, evacuatie, huisstijl, techniek, rapportage, alleen lezen en privacy. Elke toewijzing geldt voor de vestigingen die u aanduidt, en dat wordt afgedwongen in de databank — niet door een knop te verbergen.
Kiosk, huisregels, toestemmingsteksten, e-mails, badge én het beheerportaal. De bezoeker kiest zelf op het scherm; u stelt de standaardtaal in per klant, vestiging of toestel. Arabisch en Hebreeuws lopen van rechts naar links, met de hele opmaak mee.
Koppel Prezentix aan uw eigen systemen: bezoekers opvragen, pre-registraties aanmaken, contactpersonen beheren. Met API-sleutels, een gedocumenteerde OpenAPI-specificatie en een testconsole in het beheerportaal.
Prezentix meldt elke aan- en afmelding meteen aan uw eigen systeem, met een handtekening die bij elke poging opnieuw berekend wordt. U kiest zelf welke gebeurtenissen u ontvangt, en mislukte afleveringen staan overzichtelijk per endpoint.
Een kleine brug op uw kiosk-pc opent een deur of slagboom zodra iemand zich écht aanmeldt — de server geeft alleen een poortnummer door, nooit een adres, en een herladen pagina opent niets opnieuw. Een personeelscode kan door ontwerp nooit een deur aansturen: Prezentix is geen toegangscontrolesysteem, wel de trigger ervoor.
Hoe het werkt
U hebt geen server, geen installatie en geen IT-project nodig.
U krijgt uw eigen afgeschermde omgeving met uw eigen subdomein. Uw bezoekersdata staat in een apart databaseschema, los van elke andere klant.
Werkt u met Microsoft 365, dan meldt u zich aan met uw bestaande account. Wilt u dat niet, of mag het niet van uw IT-afdeling, dan werkt u met een e-mailcode. Hieronder staat wat elk model u oplevert.
In de beheerportaal bepaalt u de pagina's, teksten, toestemmingen en huisstijl. Per klant, per vestiging of per toestel.
Elke tablet of touchscreen met een browser werkt. U registreert het scherm-ID en de kiosk staat live.
Drie manieren om te starten
De kiosk, de rapporten en de bewaartermijnen werken in alle drie de modellen identiek. Wat verschilt, is waar uw medewerkerslijst vandaan komt en hoe uw beheerders zich aanmelden.
U hebt geen Microsoft-omgeving, of u wilt er ons niet in laten. Uw beheerders melden zich aan met een code van zes cijfers per e-mail en u voert uw contactpersonen zelf in of importeert ze.
Uw beheerders gebruiken hun bestaande werkaccount, met uw eigen MFA- en conditional access-beleid. Uw IT-beheerder hoeft niets goed te keuren: elke gebruiker stemt voor zichzelf in.
Eén goedkeuring in Entra ID en uw medewerkerslijst houdt zichzelf bij: wie in dienst komt verschijnt vanzelf, wie vertrekt verdwijnt. U kiest contactpersonen uit de directory in plaats van ze zelf in te voeren, en de aankomstmelding kan via Teams.
| Wat u krijgt | Zonder Microsoft 365 | Aanmelden met Microsoft | Volledige toestemming |
|---|---|---|---|
| Aanmelden op het beheerportaal | Code per e-mail | Microsoft 365 | Microsoft 365 |
| Kiosk, onthaalflow en digitale toestemming | ✓ | ✓ | ✓ |
| Rapporten, evacuatielijst, CSV en bewaartermijnen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Huisstijl, badges, extra velden en de API | ✓ | ✓ | ✓ |
| Contactpersonen | Zelf invoeren of importeren | Zelf invoeren of importeren | Automatisch uit uw directory |
| Medewerker verwittigen | Teams-bericht of e-mail | ||
| Bellen vanuit de kiosk | Als uw mensen Teams hebben | Ja, contactpersonen zelf koppelen | ✓ |
| Medewerkerslijst actueel houden | Handmatig | Handmatig | Synchroniseert vanzelf |
| Wat uw IT-beheerder moet doen | Niets | Niets | Eén goedkeuring |
U kunt op elk moment naar een hoger model. Uw bezoekersgeschiedenis, instellingen, huisstijl en schermen blijven ongewijzigd — u koppelt Microsoft 365 alsnog vanuit het beheerportaal. Omgekeerd hoeft niet: begint u zonder, dan bent u tot niets verplicht. Bellen vraagt in elk model hetzelfde: de opgeroepene is een Teams-gebruiker, en zijn Teams-beheerder laat onze belomgeving eenmalig toe.
Voor organisaties met meerdere vestigingen
Stel alles één keer centraal in en wijk af waar het nodig is. Elk niveau erft van het niveau erboven, tenzij u de override aanzet.
Uw standaard: huisstijl, onthaalpagina's, toestemmingsteksten en instellingen die overal gelden.
Een productiesite heeft andere veiligheidsinstructies dan het hoofdkantoor. Overschrijf alleen wat verschilt.
De kiosk aan de leveranciersingang gedraagt zich anders dan die in de inkomhal. Tot op één scherm instelbaar.
Wijzigingen kunnen tussen niveaus gekopieerd worden, en elk niveau kan met één klik terug naar de standaard.
Veiligheid en compliance
Bezoekersdata is persoonsdata. Prezentix behandelt het zo.
Elke klant heeft een eigen databaseschema. Bezoekersdossiers van verschillende klanten staan niet in dezelfde tabellen.
Beheerders melden zich aan met hun bedrijfsaccount, inclusief uw eigen MFA- en conditional access-beleid. Geen extra wachtwoorden om te beheren. Werkt u niet met Microsoft, dan gaat het met een eenmalige code per e-mail — ook dan bewaren wij geen wachtwoord.
Automatisch verwijderen of anonimiseren na een termijn die u instelt, met een dagelijkse taak en logging van wat er gebeurde.
Aanvaarde huisregels en veiligheidsinstructies worden met tijdstempel bewaard bij het bezoekdossier.
Alle verkeer loopt over HTTPS. Gevoelige configuratiewaarden worden versleuteld opgeslagen.
Uw omgeving wordt binnen de EU gehost.
De optionele AI-onthaalassistent is een AI-systeem met beperkt risico onder verordening (EU) 2024/1689. De bezoeker leest op het scherm dat hij met AI praat. Wilt u de functie niet, dan blijft ze uit en komt er geen AI aan te pas.
Prezentix herkent geen gezichten en meet geen emoties. De kiosk beslist ook niet zelf wie binnen mag: dat blijft een menselijke beoordeling.
Prijs
Onbeperkt bezoekers, beheerders, medewerkers en vestigingen. U betaalt per scherm; belminuten en AI zitten als bundel in uw plan.
Professional
Onthaal en bellen, voor één of enkele balies
€75 / maand
basisabonnement met 1 scherm, excl. btw
Elk extra scherm: €35 / maand
Maandelijks gefactureerd. Opzegbaar per maand.
Start 30 dagen gratisInbegrepen
Business
Met Microsoft 365 en de AI-assistent
€150 / maand
basisabonnement met 3 schermen, excl. btw
Elk scherm boven de 3: €35 / maand
Maandelijks gefactureerd. Opzegbaar per maand.
Start 30 dagen gratisAlles van Professional, plus
Enterprise
Voor grotere organisaties en maatwerk
Op maat
Vanaf 10 extra schermen, of bij eigen wensen
Vraag een voorstelAlles van Business, plus
Elk extra scherm kost hetzelfde bedrag, hoeveel u er ook heeft — geen drempels en geen staffels. Vanaf 10 extra schermen maken we graag een voorstel op maat.
Veelgestelde vragen
Elke tablet, touchscreen of pc met een moderne browser volstaat. Er is geen app om te installeren en geen software op uw netwerk. Wilt u badges of QR-codes scannen, dan werkt dat met de camera van het toestel; een externe barcodelezer aansluiten kan ook en scant sneller. Voor bezoekersbadges volstaat een gewone labelprinter; Zebra-printers stuurt Prezentix rechtstreeks aan. Wij helpen u desgewenst bij de keuze van tablet, muurhouder, scanner en printer.
Ja. Uw beheerders melden zich dan aan met een code van zes cijfers per e-mail in plaats van met een Microsoft-account, en u voert uw contactpersonen zelf in of importeert ze. De kiosk, de rapporten, de evacuatielijst en de bewaartermijnen werken precies hetzelfde. Wat u mist is de medewerkerslijst die zichzelf bijhoudt; contactpersonen voert u zelf in. Bellen kan ook dan, zolang de persoon die opgebeld wordt een Teams-account heeft. Kiest u later toch voor Microsoft 365, dan koppelt u dat alsnog zonder iets te verliezen.
Eenentwintig, van Nederlands en Frans tot Pools, Roemeens, Turks, Arabisch en Chinees. De bezoeker kiest zelf op het scherm; u stelt de standaardtaal in per klant, vestiging of toestel. Arabisch en Hebreeuws lopen van rechts naar links, met de hele opmaak mee. Uw eigen teksten — huisregels en toestemmingen — schrijft u per taal, met een vrijgavestatus zodat een half vertaalde tekst nooit bij een bezoeker terechtkomt.
Een basisopstelling staat doorgaans binnen één werkdag live. Wat tijd kost is niet de techniek maar uw eigen keuzes: welke huisregels, welke toestemmingsteksten en wie de contactpersonen zijn.
U vraagt een volledige export in CSV en wij verwijderen daarna uw omgeving inclusief databaseschema. U blijft eigenaar van uw bezoekersdata, altijd.
Dat is precies wat de proefperiode van 30 dagen is. U krijgt een volledige omgeving met alle functies, op één scherm. Wilt u meteen met meerdere schermen testen, laat het ons weten — dat regelen we op aanvraag. Werkt het niet voor u, dan doet u niets en stopt het automatisch.
Dat hangt van uw plan af. Professional bevat 1 scherm, Business bevat er 3. Elk scherm daarboven kost €35 per maand, of u het nu op dezelfde vestiging of op een andere plaatst. Een Professional-klant met twee ingangen betaalt dus het basisabonnement plus €35; met Business zit diezelfde tweede ingang gewoon in de prijs. Vestigingen zijn altijd gratis — u betaalt per scherm, nooit per gebouw. Dat bedrag blijft hetzelfde, hoeveel schermen u ook heeft: er zijn geen drempels en geen staffels. Vanaf 10 extra schermen maken we graag een voorstel op maat.
U voegt zelf een scherm toe of zet het stop in het beheerportaal. Een scherm dat u er tijdens een lopende periode bijneemt, rekenen wij pro rata aan tot uw verlengingsdatum, zodat al uw jaarschermen samen aflopen. De prijs van uw andere schermen verandert daar niet door: elk extra scherm kost hetzelfde bedrag, hoeveel u er ook heeft. Neemt u een scherm weg, dan loopt het door tot het einde van de betaalde periode.
Er is één AI-functie: de optionele onthaalassistent die een bezoeker met spraak door de aanmelding helpt. Staat die uit, dan komt er geen AI aan te pas. Zet u ze aan, dan zijn wij de aanbieder van dat AI-systeem en bent u de gebruiksverantwoordelijke. Omdat het om een systeem met beperkt risico gaat — geen gezichtsherkenning, geen emotieherkenning, geen beslissingen over personen — blijft uw eigen huiswerk klein: uw medewerkers weten wat de assistent doet, en de bezoeker wordt automatisch op het scherm geïnformeerd. De volledige uitleg staat in het privacybeleid en de verwerkersovereenkomst.
Dan koppelt u dat zelf vanuit het beheerportaal. Uw bezoekersgeschiedenis, instellingen, huisstijl, schermen en abonnementen blijven ongewijzigd; uw gebruikers worden op e-mailadres herkend in uw directory. Twee dingen om te weten: de koppeling is definitief — een omgeving kan maar aan één Microsoft-tenant hangen, en wij zetten het recht als er een verkeerde gekoppeld is. En contactpersonen die u handmatig invoerde, blijven handmatig tot u ze opnieuw uit de directory kiest.
Ja. Naast twee volledige rollen zijn er negen bouwstenen die u vrij combineert: financieel, sitebeheer, onthaal, evacuatie, huisstijl, techniek, rapportage, alleen lezen en privacy. Elke toewijzing geldt voor de vestigingen die u aanduidt — een sitebeheerder in Antwerpen ziet Gent niet. Dat wordt afgedwongen in de databank en niet door een knop te verbergen, dus het houdt ook stand als iemand het adres rechtstreeks intikt.
Ja, via onze publieke API. Daarmee vraagt u bezoekers op, maakt u pre-registraties aan en beheert u contactpersonen. U genereert zelf API-sleutels in het beheerportaal, waar ook de documentatie en een testconsole staan. De specificatie is een gewone OpenAPI-file die u in uw eigen gereedschap kunt inlezen.
Aan de slag
Laat hieronder uw gegevens achter. U krijgt binnen één werkdag antwoord met een concrete volgende stap — geen algemene brochure.
Of mail direct naar [email protected]
Beperkt aanbod
Wij zoeken een beperkt aantal organisaties die Prezentix de komende maanden mee vormgeven. In plaats van de gewone proefperiode van 30 dagen krijgt u 4 maanden.
Geen rapporten of vragenlijsten — een gesprek van twintig minuten per week volstaat.
Na de 4 maanden loopt uw abonnement door aan €60 per maand (20% pilotkorting op €75), maandelijks opzegbaar. Geen langere termijn, geen opzegprocedure.
Stel u kandidaatKandidaat stellen kan tot 31 oktober.